1. Az adatkezelő adatai
A HivatalSegéd weboldal és ajánlatkérő űrlap működtetése során az adatkezelő:
Adatkezelő neve: [Cégnév / egyéni vállalkozó neve]
Székhely: [Székhely]
Adószám: [Adószám]
Nyilvántartási szám / cégjegyzékszám: [Nyilvántartási szám]
E-mail adatvédelmi megkeresésekhez: [adatvedelem@domain.hu]
Telefon: [Telefonszám]
Weboldal: [Domain]
Az adatkezelő a személyes adatokat a mindenkor hatályos adatvédelmi jogszabályok, különösen az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2016/679 rendelete, valamint a magyar információs önrendelkezési jogról szóló szabályok alapján kezeli.
2. Adatkezelési alapelvek
Az adatkezelő törekszik arra, hogy az adatkezelés jogszerű, tisztességes és átlátható legyen. Csak olyan adatot kezel, amely az adott célhoz szükséges, és az adatokat nem használja össze nem egyeztethető célokra.
A HivatalSegéd ajánlatkérő űrlapján megadott adatok célja az ajánlatkérés kezelése, kapcsolatfelvétel, ajánlatadás, szerződéskötés előkészítése és a későbbi ügyfélkapcsolat kezelése.
3. Konkrét adatkezelések
| Adatkezelési cél | Kezelt adatok | Jogalap | Megőrzési idő |
|---|---|---|---|
| Ajánlatkérés kezelése | Név, önkormányzat/hivatal neve, település, e-mail, telefonszám, honlap címe, üzenet, beküldés időpontja | Szerződéskötést megelőző lépések; jogos érdek a megkeresés nyilvántartására | Ajánlatkérés lezárásától számított legfeljebb 12 hónap, szerződés esetén a szerződéses adatok megőrzési ideje szerint |
| Kapcsolattartás | Kapcsolattartó neve, e-mail címe, telefonszáma, levelezés tartalma | Szerződés teljesítése vagy előkészítése; jogos érdek | Az ügy lezárásáig, szerződés esetén a szerződés megszűnését követő 5 évig |
| Szerződés teljesítése | Megrendelő és kapcsolattartó adatai, számlázási adatok, szerződéses kommunikáció, technikai egyeztetések | Szerződés teljesítése | A szerződés megszűnését követő 5 évig, illetve jogszabályi kötelezettség esetén tovább |
| Számlázás és könyvelés | Számlázási név, cím, adószám, számla adatai, fizetési adatok | Jogi kötelezettség teljesítése | A számviteli bizonylatokra irányadó jogszabályi megőrzési idő szerint, jellemzően 8 év |
| CRM nyilvántartás | Ajánlatkérési adatok, státusz, belső megjegyzés, kapcsolatfelvételi előzmények | Jogos érdek az ügyfélkapcsolatok átlátható kezelésére | Az ügy lezárásáig, de legfeljebb a kapcsolattartási vagy szerződéses megőrzési idők szerint |
| Weboldal technikai működtetése | IP-cím, böngészőadatok, technikai naplóadatok, időbélyeg | Jogos érdek a biztonságos működés biztosítására | Jellemzően 30 nap, kivéve biztonsági incidens vagy jogvita esetén |
| Marketing megkeresés, hírlevél | Név, e-mail cím, hozzájárulás ténye és időpontja | Hozzájárulás | A hozzájárulás visszavonásáig. Jelen weboldal alapverziója nem tartalmaz hírlevél-feliratkozást. |
Az ajánlatkérő űrlap kitöltése nem kötelező. Az adatok megadása nélkül azonban az adatkezelő nem tud érdemi ajánlatot adni vagy kapcsolatot felvenni.
4. Chatbot működéséhez kapcsolódó adatkezelési szerepek
Amikor a HivatalSegéd chatbot egy önkormányzat vagy hivatal honlapján működik, a chatbotot használó lakossági felhasználók adatai tekintetében az adatkezelési szerepeket külön kell meghatározni.
Általános működési modell szerint a Megrendelő – például az önkormányzat vagy polgármesteri hivatal – határozza meg, milyen célból működik a chatbot, milyen ügytípusokra ad tájékoztatást, és milyen hivatalos információkat használ. Ebben az esetben a Megrendelő lehet az adatkezelő, a HivatalSegéd szolgáltatója pedig adatfeldolgozóként járhat el.
A feleknek a konkrét bevezetés előtt adatfeldolgozási megállapodásban kell rögzíteniük többek között az adatkezelés célját, típusát, időtartamát, az érintetti kört, a kezelt adatok kategóriáit, a naplózás szabályait és az adatok törlésének módját.
5. Adatfeldolgozók és címzettek
Az adatkezelő a szolgáltatás működtetéséhez adatfeldolgozókat vehet igénybe. Ezeket élesítés előtt konkrétan fel kell tüntetni.
| Adatfeldolgozó / címzett | Feladat | Megjegyzés |
|---|---|---|
| [Tárhelyszolgáltató neve] | Weboldal és CRM tárhelyszolgáltatása | Élesítés előtt kitöltendő |
| [E-mail szolgáltató neve] | E-mailes kapcsolattartás | Élesítés előtt kitöltendő |
| [Számlázóprogram neve] | Számlázás, könyvelési bizonylatok | Élesítés előtt kitöltendő |
| [Chatbot / AI / technikai szolgáltató] | Chatbot technikai működtetése | Csak akkor, ha külső szolgáltató is részt vesz az adatkezelésben |
| [Analitika / marketing eszköz] | Látogatottságmérés, hirdetésmérés | Jelen alapverzió nem tartalmaz ilyen eszközt; bevezetés esetén frissítendő |
Az adatkezelő harmadik országba történő adattovábbítást csak megfelelő jogalap, garancia és tájékoztatás mellett végez. Ha a chatbot működéséhez nem EU/EGT területén működő technológiai szolgáltató is kapcsolódik, ezt külön fel kell tüntetni.
7. Az érintettek jogai
Az érintett kérelmezheti a rá vonatkozó személyes adatokhoz való hozzáférést, azok helyesbítését, törlését, kezelésének korlátozását, valamint bizonyos esetekben tiltakozhat az adatkezelés ellen vagy kérheti az adathordozhatóságot.
Hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén az érintett bármikor visszavonhatja a hozzájárulását. A visszavonás nem érinti a korábbi, jogszerű adatkezelést.
A kérelmeket az adatkezelő az erre kijelölt e-mail címen fogadja: [adatvedelem@domain.hu].
8. Jogorvoslat és panasz
Az érintett panasszal élhet az adatkezelőnél, továbbá jogosult a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz fordulni.
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Székhely: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9–11.
Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9.
Web: naih.hu
Az érintett bírósághoz is fordulhat, ha megítélése szerint személyes adatainak kezelése jogsértő.
9. Adatbiztonság
Az adatkezelő megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel törekszik az adatok védelmére. A CRM jelszavas védelemmel működik, az ajánlatkérési adatokhoz csak az arra jogosult személyek férhetnek hozzá.
Éles használat esetén javasolt HTTPS használata, erős CRM jelszó beállítása, rendszeres biztonsági mentés, tárhelyszintű védelem és szükség esetén részletesebb jogosultságkezelés.
10. A tájékoztató módosítása
Az adatkezelő jogosult a jelen tájékoztatót módosítani. A mindenkor hatályos változat a weboldalon érhető el.